Cả ngành hàng không chưa vượt được mốc đóng quầy check-in trước 40 phút
Nhiều hành khách cho rằng quy định đóng quầy check-in 40 phút trước giờ khởi hành là mất thời gian, khắt khe và thiếu cạnh tranh. Nhưng đây là mốc mà hàng không toàn cầu đều khó rút ngắn.
Một hành khách châu Âu vừa bị tòa án bác yêu cầu bồi thường do check in quá 40 phút không được lên tàu bay. Ngày 20/11/2024, tại sân bay Brussels (Bỉ), hành khách Jonathan Murphy đã mất quyền lên chuyến bay Brussels - Dublin của Ryanair chỉ vì đến quầy làm thủ tục (check-in) muộn 2 phút so với thời hạn bắt buộc: 40 phút trước giờ khởi hành.
Khi ông tới sân bay, quầy check-in đã đóng và Ryanair từ chối tiếp nhận. Điều trớ trêu là sau đó, chuyến bay này lại bị trì hoãn gần 4 tiếng do bão tuyết.
Tuy nhiên, Tòa án Ireland đã bác yêu cầu bồi thường của hành khách, khẳng định Ryanair không vi phạm nghĩa vụ nào khi đã tuân thủ đúng thời hạn làm thủ tục. Các yếu tố phát sinh sau đó như thời tiết hay chậm chuyến không làm thay đổi nghĩa vụ pháp lý ban đầu của hành khách đối với mốc check-in đã được thông báo.
Vụ việc tưởng như “cứng nhắc” này thực chất phơi bày một hiểu lầm phổ biến: các mốc thời gian từ check-in, giờ lên máy bay đến giờ khởi hành, không chỉ là khuyến nghị mang tính dịch vụ, mà là những yêu cầu có giá trị vận hành và pháp lý nhằm bảo đảm an toàn hàng không.
CÁC MỐC THỜI GIAN CỦA MỘT CHUYẾN BAY
Hạn cuối làm thủ tục (check-in)
Thời điểm cuối cùng để hành khách hoàn tất thủ tục tại quầy hoặc kiosk tự động. Đây được xem là mốc “kết sổ” danh sách hành khách nhằm kích hoạt các quy trình mặt đất tiếp theo.
Với nhiều hãng hàng không châu Âu và Việt Nam, mốc này thường là 40 phút trước giờ khởi hành đối với chuyến bay nội địa, và 50–60 phút đối với chuyến bay quốc tế.
Sau thời điểm này, hệ thống không tiếp nhận thêm hành khách và đóng cửa quầy.
Giờ lên máy bay - Boarding Time
Thời điểm hành khách được mời lên máy bay tại cổng boarding, thường bắt đầu trước giờ khởi hành khoảng 30–40 phút. Cửa boarding thường đóng trước giờ khởi hành từ 20–30 phút.
Nếu đến cổng muộn sau thời điểm này, hành khách sẽ bị từ chối lên máy bay dù tàu bay vẫn đang đỗ tại cửa.
Giờ khởi hành - Departure Time
Thời điểm máy bay dự kiến rời vị trí đỗ (off-block), để bắt đầu lăn ra đường băng.
Đây là mốc trung tâm mà toàn bộ kế hoạch khai thác của hãng, sân bay và kiểm soát không lưu được xây dựng xoay quanh.
Vì sao phải là 40 phút trước giờ khởi hành?
Con số 40 phút không phải ngẫu nhiên, mà là khoảng thời gian tối thiểu để cả một hệ thống hàng không phức hợp vận hành đồng bộ và an toàn.
Trước hết là việc chốt Passenger Manifest, danh sách hành khách cuối cùng trên chuyến bay, được gửi tới hãng hàng không, cảng hàng không, cơ quan an ninh và kiểm soát không lưu.
Danh sách này mang giá trị pháp lý quan trọng, đặc biệt trong các tình huống điều tra sự cố, đồng thời là cơ sở để phân bổ hành lý, nhân sự và tính toán nhiên liệu. Khi danh sách đã chốt, hệ thống không còn khả năng tiếp nhận thêm hành khách.
Song song đó là nguyên tắc cốt lõi của hàng không dân dụng: “no passenger on board, no bag on board” (không có hành khách thì không có hành lý bay theo).
Quy định này được nêu rõ trong các tiêu chuẩn an ninh hàng không của Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO) (Annex 17), yêu cầu hành lý ký gửi phải luôn được đối chiếu với hành khách thực tế có mặt trên chuyến bay.
Việc đóng check-in sớm cho phép bộ phận mặt đất hoàn tất quá trình đối chiếu hành lý – hành khách (baggage reconciliation) và xử lý mọi sai lệch trước khi máy bay lăn bánh. Nếu hành khách đến sau khi danh sách đã khóa, toàn bộ chuỗi đối chiếu này sẽ khó có đủ thời gian để thực hiện an toàn.
Một mắt xích quan trọng khác là load sheet, bảng tính tải trọng và cân bằng trọng tâm máy bay. Mọi thay đổi về số lượng hành khách hay hành lý sau thời điểm này đều buộc phải tính toán lại dữ liệu kỹ thuật, điều không được phép diễn ra sát giờ khởi hành.
“Chỉ cần một hành khách đến muộn, toàn bộ số liệu tải trọng, nhiên liệu, cân bằng máy bay đều bị ảnh hưởng”, chị Trà My, nhân viên phục vụ mặt đất tại Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất (SGN), chia sẻ.
“40 phút thực ra là thời gian tối thiểu cần thiết. Đây là khoảng thời gian để kết sổ hành khách, tổng hợp tải trọng hành lý, đối chiếu an ninh và ổn định hành khách trên tàu bay. Mọi số liệu đều phải chính xác tuyệt đối để đảm bảo an toàn bay.”
Theo chị Trà My, sự chậm trễ dù chỉ 1 phút cũng có thể tạo hiệu ứng dây chuyền. “Một chuyến bay bị chậm khâu mặt đất sẽ kéo theo nhiều chuyến bay khác phía sau bị ảnh hưởng, nhất là ở sân bay lớn, mật độ cao như Tân Sơn Nhất", chị nhấn mạnh. "Đây không còn là câu chuyện linh động hay không, mà là kỷ luật khai thác.”
Trong bối cảnh cao điểm Tết Bính Ngọ 2026 sắp tới, chị lưu ý hành khách cần đặc biệt ghi nhớ các mốc thời gian, đặc biệt là mốc đóng quầy check-in 40 phút trước giờ bay, để bảo vệ quyền lợi của chính mình và giúp bộ phận mặt đất xử lý công việc trơn tru.
Check-in online có thay thế thời hạn này không?
Việc check-in online giúp hành khách tiết kiệm thời gian, nhưng không làm thay đổi bản chất của mốc thời gian 40 phút.
Theo quy định của Vietnam Airlines và nhiều hãng khác, hành khách có hành lý ký gửi vẫn phải đến quầy để làm thủ tục. Với chuyến bay quốc tế, hành khách bắt buộc phải ra quầy để kiểm tra hộ chiếu, visa trước khi được chấp nhận vận chuyển (không check in online bay quốc tế).
Chỉ trong trường hợp chuyến bay nội địa, không có hành lý ký gửi và tại các sân bay đã triển khai đầy đủ công nghệ tự động, hành khách mới có thể đi thẳng tới khu vực an ninh và boarding sau khi check-in online.
Khung pháp lý
Ở cấp độ quốc tế, Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO) và Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) đặt ra các tiêu chuẩn và khuyến nghị nhằm đảm bảo an toàn, an ninh và chuẩn hóa quy trình xử lý hành khách trên toàn cầu, nhưng không ấn định cứng một mốc thời gian duy nhất.
Trên cơ sở đó, từng quốc gia và sân bay xây dựng thời hạn phù hợp với điều kiện khai thác.
Tại Việt Nam, Thông tư số 45/VBHN-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải, quy định chất lượng dịch vụ hàng khách tại cảng hàng không được áp dụng.
Điều 5, khoản 2, điểm d nêu rõ, thời gian đóng quầy làm thủ tục (kết thúc chấp nhận hành khách) đối với chuyến bay nội địa là 40 phút trước giờ khởi hành dự kiến theo lịch bay căn cứ, đối với chuyến bay quốc tế là 50 phút trước giờ khởi hành.
Đây là quy định bắt buộc áp dụng với tất cả hãng bay khai thác tại Việt Nam
Vì sao một số hãng hàng không cho phép thời hạn check-in ngắn hơn 40 phút?
Trên thực tế, một số quốc gia và hãng hàng không cho phép khách check in dưới 40 phút.
Tại Trung Quốc, China Eastern Airlines đã rút ngắn thời hạn đóng quầy cho các chuyến bay nội địa tại sân bay Vũ Hán Thiên Hà (WUH) từ 35 phút xuống còn 30 phút trước giờ khởi hành, áp dụng từ 15/7/2025.
Tại sân bay Shanghai Hongqiao (SHA), từ 28/10/2025, thời hạn check-in cho các chuyến nội địa cũng được giảm xuống 30 phút đối với hành khách không có hành lý ký gửi.
Một số hãng như Japan Airlines, Air New Zealand, Lufthansa cũng áp dụng thời hạn 30 phút trước giờ khởi hành, nhưng chỉ áp dụng với chuyến bay nội địa.
Việc rút ngắn thời hạn check-in thường chỉ áp dụng với các chuyến bay nội địa, nơi thủ tục an ninh và mặt đất đơn giản hơn nhiều so với bay quốc tế, ví dụ không cần kiểm tra hộ chiếu, visa hay thủ tục xuất nhập cảnh; hoặc khi hành khách không có hành lý ký gửi.
Tuy vậy, các mốc thời hạn rút ngắn này không phải là chuẩn chung của toàn cầu và thường chỉ áp dụng trong bối cảnh vận hành đặc thù.
Từ vụ việc của Ryanair đến thực tế khai thác, có thể thấy rõ: thời hạn check-in và boarding không nhằm làm khó hành khách, mà là nền tảng để bảo đảm an ninh, an toàn và tính ổn định của cả mạng lưới hàng không.
Trong một hệ thống mà mọi khâu đều phải chính xác tuyệt đối, đến muộn vài phút không chỉ là lỡ chuyến bay, mà còn phá vỡ một chuỗi vận hành được thiết kế chặt chẽ đến từng phút.